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あなたも大切なモノを奪われ続けていませんか?

   


あなたは、あなたの最も大切なモノを毎日、奪われ続けていないでしょうか?
そのことに気づかずにいると、あなたはいつまでたっても現状を大きく変えられないでしょう。

では、最も大切なモノとはなんでしょう?

あなただけでなく、誰にとっても、人生において最も大切なモノは時間です。

今日はその時間管理についての具体的な対応策を含めたお話です。

その日のタスクを全部書き出す

まず朝一番にやるのは、その日のタスクをすべて書き出すことです。
ポストイットをノートに貼っていくのがベストですが、メモ帳とかでも構いません。

そして書きだしたタスクに優先順位をつけていきます。実際に作業する順番ですね。

タスクの書き出し方のポイントは、具体的な行動レベルで書き出すことです。

例えば、「A社のBさんに電話する」ではなく、「A社のBさんに依頼済みのWEBデザインの納品予定を確認する電話をする」まで落とし込んでおきましょう。

具体的に全て書き出して、優先順位をつけておくと、「次に何をしよう?」とか、「何から始めれば良いんだろう?」というところで意外と時間を消費してしまいます。

よくスキマ時間の有効活用と言いますが、こういったところのムダなスキマ時間をなくすという発想も大事です。

次の作業に迷っていると、場合によってはムダにメールを開いたり、ネットを見てしまったりとさらに作業を遅らせることになります。

もし、あなたにそんな覚えがあるようでしたら、早々にその習慣は変えましょう。

メール処理は朝一にはやらない&まとめてやる

それと、メール処理を朝一にやるのは絶対にやめましょう。
朝一の時間は、1日の中で最も集中できる時間です。脳がフル回転させられる時間と言ってもいいです。

ですから、朝一はその日やるべきことで最も頭を使うタスクを終わらせてしまいましょう。

もし、どうしても朝一でメールを処理しなければいけないとしたらどうすれば良いでしょうか。

その分、早起きして早めに出社して、メール処理の前に集中できる時間を確保するしかないですね。

会社外でも仕事ができる人は、早朝営業のお店で作業をしてから出社というのもありです。

また、あなたがブログアフィリエイトをやるのであれば、この時間帯にブログを書くというのもいいですね。

場所代にお金がかかってしまいますが、これは無駄使いでなく有効な投資」と捉えましょう。

それとメールに関しては、スマホも邪魔になりますね。

なぜか?

内容が込み入っていると、また後で処理しようと保留することになります。

添付書類がある場合もおなじですね。

そうなると、実は同じメールをもう一度見ることになります。

これ、相当に時間のロスだということに気づきましたか?

メールは1日2回程度でまとめて処理しましょう。
例えば朝10時と午後5時の2回で処理するというスケジューリングをします。

もしかすると、あなたはメールは即レスしないといけないと思っていませんか?

でも、それは間違った考え方です。
そんな考えはとっとと捨ててしまいましょう。

そうは言っても、急ぎだったらどうするかと不安になるかもしれません。

安心してください。

どうしても緊急な要件は、電話がかかってきますから。

実際、あなたもそうしていますよね?
むしろ、この人は即レスはくれない人だと認めさせるぐらいでちょうどいいです。

そうしたら、相手も早めにメール送っておこうとか対策してきますから。

相手にあわせずに、自分のペースで仕事をするのが最も効率的な仕事の仕方ということです。

部下への対応もスケジューリングする

また、部下のいる方はその相談や報告を聞かないといけません。
これがまた、あなたの時間を奪っていく最大の時間泥棒とも言えます。

もちろん上司のあなたとしてはとても重要な仕事なので手を抜くわけには行きません。

これも、時間帯を決めてスケジューリングをしてしまうのがベストです。

共用のカレンダーでアポイントを入れてもらうようにします。

1回の相談は15分以内など時間も区切ってやってもいいでしょう。

制限時間があると、相手も要点をまとめて相談しようとします。
すると、かなりの時間節約になります。

後述しますが、これをやるには部下の方への十分な説明が必要になります。

具体的には、

なぜそうしないといけないのか?
そうすると何かメリットがあるのか?

を説明します。

それから、もしあなたが営業の仕事しているなら、部下の電話にはすぐに出てはいけません。
また、すぐに折り返してもいけません。

もし、あなたに電話がつながらなければ、部下は自分で判断するようになります。

もしくは、他の先輩や同僚に相談して解決する、といった方法を取るようになります。

あなたがアドバイスしなければいけない用件なんて、実はそんなに多くはありません。

あなたがやさしくいろいろ教えてあげるから、部下も電話してきます。

ここは心を鬼にして、ちょっと突き放した対応も大事ですね。

あなたが自分の時間を確保して、自分の仕事を効率よくこなす。
そして創りだした時間は、次の戦略を考える時間に使うようにする。

優れた戦略が作れれば、部下も仕事の成果を上げやすくなります。
そしたら、部下もあなたの時間を尊重してくれますよね。

奪われているのは時間だけじゃない

ここまで書いてきたように、あなたの時間は毎日、毎日誰かに奪われ続けてます。
しかし、奪われているのは時間だけではないんです。

もしあなたが作業中に声を掛けられた場合、集中力は完全に途切れてしまいますよね。
実はこの集中力も一緒に奪われているんですよ。

一度とぎれた集中力を取り戻すには、あらためて時間が必要になります。
奪われた時間+集中力を回復する時間がロスするわけです。

もし、30分でできることが50分かかったとしたら、、、
とても効率が悪いですよね。

その分、早く帰って睡眠時間に回したいぐらいです。

なので、少しでも多くのタスクをスケジュール化していきましょう。
きっと、見違えるように忙しさから開放されますよ。

時間管理については、まだまだお伝えしたいことが山ほどあります。
ですが、次の予定がありますので今日はここで失礼します。

PS アフィリエイトで初売上です。こことは別のブログですが、2,328円です。少額ですが、やはり0から1になるのはうれしいですね!参考までに、商品は未発売の予約商品(ゲーム)でした。

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